档案存储要求

1. 企业文件档案如何管理

一、档案保管的内容和要求

（一）档案保管的内容

档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：

1.档案库房管理

2.档案流动过程中的保护

3.保护档案的专门措施

（二）档案保管的基本要求

1.以防为主，防治结合

2.加强重点，照顾一般

二、档案保管的基本条件

档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。

（一）档案馆（室）建筑

1.档案馆建设规模和构成

档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。

2.档案馆的选址

档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。

3.档案馆的建筑设计

4.档案室用房

档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。

（二）其他保管条件

1.档案装具

我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。

2.档案保管设备。

3.档案包装材料。

我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。

三、档案库房管理

（一）档案装具的排列编号

1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。

（二）档案存放

1.档案的排列存放

档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。

档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。

2.档案存放位置索引

档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。

（三）档案管理的应急处置

档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。

1.档案管理的应急处置预案

2.档案管理的应急处置措施

四、档案保护

（一）库房温湿度的控制

《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。

1.密闭

密闭是库房温湿度的控制的基础。。

2.通风

（二）库房的“八防”措施

库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。

1.防火

档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范操作，保证线路的安全。

2.防光

档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。

3.防霉

灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。

4.防虫

杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。

（三）档案修复

档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。