公司文件存储

1. 公司极其重要的档案文件该如何存放

一般的公司会设置档案室来进行统一存放，但由于担心档案文件泄密，很多企业选择把公司重要的档案存放在第三方金库内，金库是专业的存储机构，整体的安全性以及相关配套服务可以保证重要文件不丢失、不泄密，仅在档案需要的时候提取出来就可以了。并且不用再额外设置档案室，也不用配备专人管理，节省了人力和财力。我了解到正大宝库就是一家专业的第三方私人金库，完备的安防体系以及多种类的存储产品可以满足您重要文件的存储需求。感谢您一如既往的对我认可和支持

2. 如何高效实现公司文件管理

信息化时代，企业在每一天的高速运转中产生出大量文件，这是企业的信息化资产。但随着这些资产数量的增加，处于一个分散的状态而难于系统的管理运用起来，这样长期运转下来就会造成企业信息资产的丢失，数据信息的泄露，这给企业带来的损失是难以估量的。企业要避免这些潜藏的信息安全隐患可以借助市面上风头正盛的文档管理系统来解决这一难题。

文档管理系统是信息化 社会 衍生出来的产物，它应运而生，专门就为了帮助企业对于信息化资产的管理，为企业内部搭建一个知识体系平台，管理企业内部各类型的文件。

下面就给大家简单介绍一下市面上较为普遍易度文档管理系统对于企业文档管理是如何进行的。

我现在任职的岗位涉及技术类型和销售类型的工作，虽然你我公司性质和业务范围可能不一样，但是面临的问题都一样，每天不同项目或不同客户产生文件众多，如何进行区分，如何有效管理是一个比较棘手的问题，必须引起足够的重视，有条件的公司会购买使用专业的管理软件，但是对于多数中小型的企业来说都是人工自行管理，简单经济。下面就说一说我的一些具体做法。

一、分类制度

建立完善的分类制度。文件虽然众多，但是文件的性质却是有限的，根据性质进行分类。分类具有层级关系，先进行大方向的分类，再向下逐步的细分。

1、大方向分类

这个很容易理解，是销售文件、技术文件还是合同文件等，文件夹命名具有统一的格式。

2、细节分类

例如技术文件，我们一般都是按项目进行分类，每个项目命名一个文件夹，所有文件夹都是以日期开头，在电脑上按名称排列，以详细信息进行查看，这样就比较符合我们日常以时间节点去查看项目的习惯。文件更需要以时间开头命名，正式版本或外发版本在名称后面加括号备注。

二、规范备案

无论每天产生多少文件都按要求做好记录备案，有时候往往会因为备案不及时，搞不清文件的先后顺序或者是不知道某一文件的应用项目或者客户，所以要避免这种情况的发生。

三、汇总建表

单单靠上述做法是不够的，有时需要进行建表汇总分析，尤其是涉及的一些外发文件，备案是一方面，还需要登记记录，记录内容包括:收件人信息如姓名邮箱电话等、发件日期、发件内容等，通过表格统一记录筛选，方便查询。为项目建立各种档案，了解项目在进行过程中各个重要细节，这样无论事情过了多久，你都会通过电脑记录的内容知道中间过程的具体情况，更知道某个文件的用途、版本以及日期等。

文件管理是一个比较复杂的工程，不同公司不同岗位不同人员适合的文件管理的方式方法也不尽相同，关键在于找到适合自己的管理方式。我是星球CEO，希望对你有所帮助，同时也希望有不同见解的网友评论指教。再次感谢！

广告公司确实文件比较多，单是修改过的图片海报就数不胜数，占着硬盘的空间还不能删除，关键就是想找的图找不到，不想再看到的天天出现在你的面前，让人头疼。

我总结了以下几点，希望你从里面能得到一点帮助

1，在硬盘里完美分区

图片，文案，ppt等都汇总以下，或者一个公司一个文件夹的放置，每一个公司里面再细分几个文件夹，分别放图片，文案等等，我觉得这样是比较直观的，比较容易找到。

2，设置好图片或文案的名称

很多时候我们设计出来的图片海报都会修改，还有些时候改来改去客户又会说还是原来的好。所以我们要给每一个文件起一个好记又容易找到的名称。这里我举一个小例子：某某公司让我做了一个海报设计，设计完成后我给图片命名为 某某公司海报原稿 ，交给客户看后不满意，改这里，改这里，改这里，听完客户意见后继续修改，第一次修改后命名为 某某公司海报001 第二次是 某某公司海报002 等客户满意后命名为 某某公司海报定稿 。就这样，分层次的命名文件，当客户再不满意的时候会容易找到点。

2，补充一点

很多时候海报设计师每个月或每个季度就会重新设计一番，频繁的也有一周一次，那么，就某某公司的海报设计命名方式还是不能分别出来是什么时候设计的，当然也可以看属性的日期，但是太麻烦了 干脆在命名的时候直接添加好日期吧 某某公司海报180306001 名称的意思是18年3月6日第001号设计。

3，老文件太多，硬盘吃不消了。

做设计的电脑永远是嫌弃硬盘小的，素材，修改稿，图册，海报，等等太多了 又都是高清大文件，很占空间，我们可以把一些老文件或者很久用不到的文件上传到云盘里，公司可以共用账号，也方便同事们下载。

以上内容为个人意见，希望能帮助你，能够得到你的一个赞！？

简单的我说几种办法，

window系统文件的更改，保存，都有时间的提示，可以对比找到你最新的修改文件，

还有个笨办法，在每天办公的文档建立一个日期的文件夹比如说这样的

这样也不怕旧文档的丢失，也可以对比修改，

还有就是介绍个软件可以对比去重 这个软件功能很强大！

文件管理要从档案管理的思维出发，进行分门别类的管理。可以借助企业的互联网办公软件或简单的电子类目录进行索引管理。

如果不清楚的话，可以到所在地图书馆看看，实地考察看看图书馆如果进行图书的归类、分类及查阅。

多思考，多借鉴，按编号，按内容，按部门，按时间，按层级……建立索引并进行管理。

可以搭建云盒子私有云企业网盘，推荐的原因有以下三点：

弹性扩容

现代企业的文件数据都是非常庞大的，因此弹性的存储空间非常重要。云盒子私有云企业网盘支持弹性扩展，硬盘即插即用。

安全存储

云盒子支持定时备份、加密存储、预览水印、外链期限、云链加密、敏感词过滤、我二维码登录、文件权限设置等多达22项安全功能机制。保护企业文件的安全，防止数据丢失。

高效协作

你可以从云盒子随时随地获取文件，跟同事沟通，发起文件流程、提醒同事查看、发邮件……云盒子并非简单的文件管理，而是在文件管理的基础上帮助大家更轻松展开协作，提高工作效率。

现在的企业大多都是无纸化办公，纸质版的文件资料不仅难保存，处理起来也是非常琐碎。企业采用电子版的文件后，不仅能够提高工作效率，还很环保。

当天电子文档积累多了之后也需要一款合适的文件管理文件来打理，实现企业高效办公。

意畅网盘就是一款专业的企业文件办公软件，首先网盘能够大量存储企业文件并自动备份，不用担心存储空间和文件遗失的问题。

其次网盘的高级搜索功能能够在海量文件中快速找到目标文件，分享文件给其他人时只需要发送一条链接即可。

最后意畅网盘系统对外开放标准API接口，企业已有业务系统可进行集成，让企业文件管理和业务往来更加互通。

如今企业在实施文件管理的时候，往往把文件管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文件管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。

文件是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文件资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文件会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

所以，会博通 可以为客户提供将企业的各类型文件（文档、音视频等）均存放到管理平台中实现有序化管理，避免出现管理分散和人员流失导致的文件的流失。同时，我们也为企业提供三大管理体系：流程、权限和借还管理体系，实现企业文件的规范化应用，解决利用不便、去向不明、被恶意扩散等尴尬情况。一般的管理软件主要解决的是过程的管理，而会博通 是对已经转化为成果的文件进行管理，不仅包括形成的过程管理，也包括后续传播、变更、借还等的管理。

文件管理现在越来越受企业的重视，文件管理的本质是为了更妥善的存放文件，帮助节省后续查找的时间。想把文件集中储存管理，那么可以试一下这一款企业协同办公软件-无忧·企业在线文档。

无忧·企业在线文档是一款支持 开源 （提供100%源代码）、私有化 部署 （并支持SaaS模式与PaaS模式）、支持 二次开发 的企业级在线文档。功能齐全（表格、文档、脑图、流程图等等），操作便捷，简单易上手，无需培训。基本能够满足大家全场景的高效办公使用需求。

产品功能介绍：

开源：https://gitee.com/software-minister/jvs-knowledge-ui

登录界面，干净利落，没有任何广告（支持多模式用户登录，微信登录、账号密码登录、也可添加其他登录方式）

地址：http://knowledge.bctools.cn/

在线编辑，协同办公 ：可多人同时编辑，目前是各个大小企业办公中必不可少的功能，协同办公在相同成本的情况下，大大的提高工作效率

便捷操作：像书架一样的 知识库 的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。

便捷操作：像书架一样的 知识库 的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。

完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理

高效协同，支持团队管理，提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围

支持多种文档：富文本、脑图、在线表格、画图等等。。。

简单好操作的文本编辑器

功能丰富强大的在线表格，你想要的功能都有

清晰极简的脑图编辑

协同办公，提升团队效率

强大的文库搜索引擎，轻松查找任何文档，任何内容，更加方便

多种应用扩展，更加轻松便捷

产品核心特色：

私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有的才是安全的。

代码开源，目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源，100%源码开放。

扩展性强，底层采用spring cloud 的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。

支持多种模式：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制

无忧文档目前版本1.3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：

除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源 “项目任务管理”、“私有化的视频会议”、“企业内部管理系统”等等一些企业级应用PaaS产品。

3. 企业文件管理存储有哪些方法

通常我们都将文件存储在U盘、移动硬盘、网盘里，但这些方式，不仅查找起来不便利，而且安全性也得不到保障。本文来告诉你一个新的存储方式。

工具/材料

塔迈NAS，电脑

• 01

  登录塔迈。我的文件：由个人管理，用来存储个人文件。可以对文件分类存储，支持word、excel、ppt、txt多种格式。可以按照目录层层展开，以图标或列表的形式查看。直接输入文件名或文件夹名便可快速查找文件。

• 02

  公共文件：由管理员管理，针对部门、群组、人员可以为文件分配不同权限，文件权限包括下载、只读、列表、修改等，如果只有读取权限，则只能在线阅读，不能下载、复制和打印。每个用户的所有操作都有详细的日志记录。

• 03

  用塔迈存储文档，还可以对文档进行在线编辑，查看历史版本，恢复历史版本，文档加密，内外部分享文件等。为企业提供全方位的文档管理解决方案。

• 04

  可以通过RAID实时热备、多机异地备份、混合云备份多种备份方式保障文档安全性。而且操作简单，开箱即用，能为企业节省技术成本。

4. 租小仓库用于存放公司办公文件

公司经过了多年的经营会有很多重要的文件，这些文件需要拥有一个独立安全的存储空间， 租小仓库 就是公司非常理想的选择。因为办公室的租金太高了，多租10个平方，一年的下来，要多付出十几万呢，而在中城自存仓租10个平方，10000多块就能解决。选择中城自存仓拥有以下的优势。

第一、私密性更强

公司重要的办公文件存放在 小仓库 中很明显的一个好处那就是它所拥有的私密性更强，在这个仓库里面只有客户自己才能够进入到仓库里面， 其他 人都不能够打开仓库，文件资料随时存取，所以说可以保证文件的私密性。

第二、灵活的空间选择

中城自存仓的小仓库仓型多样，用户可以根据自己的实际情况来合理选择仓型，1立方起租，仓库为独立式，配有独立的门锁。

第三、租期灵活

仓库租期灵活，用户可以根据自己的实际需要来租仓，一月起租，随时退租。租金的金额也是按照实际租用的天数来计算。

第四、仓库内有工作人员看管，还有24小时的视频监控，一只苍蝇飞进来我们都能看到。

综上所述，中城自存仓的 小仓库对众多公司来说是很好的选择，大家也可以通过官网、微信、电话的方式来了解更多的仓库租赁信。

了解更多新闻资讯，请关注:

中城自存仓官网： www.midtown-store.com

中城自存仓热线：400-821-5619

5. 企业云存储哪个公司好

企业云存储腾讯微云比较好。

微云是腾讯公司为用户精心打造的一个集合了文件同步、备份和分享功能的云存储应用，用户可以通过微云方便地在多设备之间同步文件、推送照片和传输数据等。2021年11月17日，在工业和信息化部信息通信发展司指导下，腾讯微云在北京签署《个人网盘服务业务用户体验保障自律公约》。

微云是一款提供智能云存储服务的产品，用户通过微云上传文件到云端，便可多段查看和管理数据，便捷地向好友分享转发自己的文件，支持向成员收集文件。

腾讯微云的功能

1、上传下载：登录微云后，可选择设备中的文件上传到微云，支持多种文件类型。选中想要下裁的文件，然后点击下载将文件下载到设备。

2、分享文件：可在文件管理页面，选择或多选想要分享的文件、生成分享链接发给好友。打开分享链接的用户便可以查看、下载文件或转存成为自己的微云文件。

3、同步文件：如果用户需要两台电脑之间的文件保持同步，可安装同步助手，将需要同步的文件夹与微云同步助手关联。每次编辑保存后，同步助手就会自动同步，更换另一台电脑后使用同步助手再次同步数据，就可以实现两台电脑数据互通。

以上内容参考：网络—腾讯微云