檔案存儲要求

1. 企業文件檔案如何管理

一、檔案保管的內容和要求

（一）檔案保管的內容

檔案保管是維護檔案完整與安全的活動，指採取一定的管理方式和技術手段對檔案進行科學管理與保護，以維護檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內容包括三個方面：

1.檔案庫房管理

2.檔案流動過程中的保護

3.保護檔案的專門措施

（二）檔案保管的基本要求

1.以防為主，防治結合

2.加強重點，照顧一般

二、檔案保管的基本條件

檔案保管工作基本的物質條件主要有：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設備和檔案的包裝材料。

（一）檔案館（室）建築

1.檔案館建設規模和構成

檔案館應按照《檔案館建設標准》和《檔案館建築設計規范》設計建造。檔案館建築由檔案庫房、對外服務用房、檔案業務和技術用房、辦公室用房和附屬用房及建築設備組成。

2.檔案館的選址

檔案館的選址應符合下列要求：應選擇工程地質條件和水文地質條件較好地區；應遠離易燃、易爆場所，不應設在有污染腐蝕性氣體源的下風向；應選擇交通便利，城市公用設施比較完備的地區；應選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環境安靜的地段。

3.檔案館的建築設計

4.檔案室用房

檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。

（二）其他保管條件

1.檔案裝具

我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案櫃、密集架。其中，活動式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。

2.檔案保管設備。

3.檔案包裝材料。

我國包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。

三、檔案庫房管理

（一）檔案裝具的排列編號

1.合理布局。2.避光通風。3.整齊有序。

（二）檔案存放

1.檔案的排列存放

檔案館對館藏檔案的存放應堅持簡便、實用、便於管理的原則，以全宗為單位排列。

檔案室的檔案，一般根據檔案的種類實行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。

2.檔案存放位置索引

檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫房內裝具所存放檔案的索引。

（三）檔案管理的應急處置

檔案管理的應急處置，是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要採取應急措施加以處置的工作。

1.檔案管理的應急處置預案

2.檔案管理的應急處置措施

四、檔案保護

（一）庫房溫濕度的控制

《檔案館建築設計規范》對於檔案庫房的溫濕度標准作出規定，溫度為14℃～24℃；相對濕度為45%～60%。庫房溫濕度的控制方法很多，主要是通過密閉、通風，結合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫濕度控制在標准范圍內。

1.密閉

密閉是庫房溫濕度的控制的基礎。。

2.通風

（二）庫房的「八防」措施

庫房的「八防」措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實體安全的主要防護措施。

1.防火

檔案庫房裝具應採用金屬櫃架，庫房照明燈具及其他電器時，要保證材質、性能上的安全性，安裝時必須按照規范操作，保證線路的安全。

2.防光

檔案庫房一般應使用白熾燈為照明光源。

3.防霉

滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空乾燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環氧乙烷滅菌等方法。

4.防蟲

殺滅害蟲的方法有物理方法和化學方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調殺蟲等；化學方法主要是採用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環氧乙烷等。

（三）檔案修復

檔案修復是指使受損或退變檔案恢復或接近原有特徵，或對其進行加固的過程，是一項搶救性的保護措施。紙質檔案修復技術主要包括去污技術、去酸技術、加固技術、修裱技術、字跡恢復與顯示技術等。